Non credo che ci sia una politica universale dietro questo. Uno dei motivi è la mancanza di interesse: in molti casi scommetto che nessuno dei soggetti coinvolti ha pensato molto alla questione, il mondo non chiede a gran voce il budget, e pubblicarlo richiederebbe almeno un po 'di lavoro. L'inerzia è un motivo comune per non fare le cose.

Un altro motivo è evitare discussioni. La cosa principale che le persone farebbero con un budget disponibile al pubblico è criticarlo. Alcune critiche si baserebbero sull'ignoranza delle opzioni e dei vincoli, mentre altre equivarrebbero a dire "si dovrebbe spendere di più per le mie cose preferite e meno per le cose che non mi interessano" (il che non è così utile se non c'è consenso su quali aspetti sono più preziosi). Ad esempio, il denaro per gli snack è essenziale o dispendioso? E se fossero snack da hotel troppo cari, ma non c'è altra opzione senza trasferirsi in un luogo che è complessivamente peggiore? Che ne dici di un ricevimento con l'alcol? Fondamentalmente, immagina di ripetere ogni discussione che gli organizzatori hanno avuto sul budget, ma con un gruppo ingestibilmente numeroso che discute e con troll casuali di Internet che intervengono.

In generale, presumo che non sia un tentativo di preservare segreti o mascherare spese impopolari. Se la conferenza è finanziata da una sovvenzione, l'agenzia di finanziamento ha visto un budget. Se è finanziato dalle quote di registrazione, i partecipanti almeno sanno quanto sono grandi queste quote e possono confrontarle con altre conferenze.

Non posso rispondere direttamente alla domanda del titolare, ma, avendo prestato servizio nel comitato organizzatore di un paio di conferenze, posso provare a spiegare gli alti costi della conferenza.

Prendiamo come esempio una conferenza di 5 giorni di media grandezza con circa 500 partecipanti. La spesa principale è la sede: una sede di qualità con una capacità di 500 partecipanti, con diverse sale per sessioni parallele, può costare circa (200-250) k € per cinque giorni, probabilmente di più per sedi di alta qualità in diversi paesi (es. grandi hotel a 5 stelle negli Stati Uniti). Questo fa già (400-600) € per partecipante.

Quindi, devi servire pranzi e pause caffè. Questo, a seconda del servizio, può costare circa (20-30) € / giorno. Per cinque giorni, questo aggiunge altri (100-150) € alle tasse della conferenza.

Poi ci sono i gadget della conferenza e gli atti. Questi non sono troppo costosi se gli atti vengono modificati volontariamente dagli organizzatori - prendiamo in considerazione circa 50 € / partecipanti sia per i gadget che per gli atti.

Ora, che ne dici di invitare alcuni oratori? Pagare le spese di viaggio, alloggio e conferenza di, diciamo, cinque oratori può costare circa 20 k €, che diviso tra 500 partecipanti, aggiunge altri 40 € / partecipante.

Infine, c'è il sostegno per i giovani ricercatori , e questo può aggiungere altri 50 € / partecipante.

Quindi, siamo già nella fascia (700-900) €. Ma, aspetta, mi sto perdendo qualcosa? Certo, come potrei dimenticarlo? Ovviamente potresti dover pagare del personale extra, a seconda di quanti servizi devi esternalizzare (segreteria congressuale, eventi collaterali, ecc.). Questi possono aggiungere rapidamente un altro mucchio di euro per i partecipanti. E se vuoi anche partecipare alla cena sociale, aggiungi un altro mazzo.

Vedi che siamo rapidamente arrivati ​​alle tasse per la conferenza nella fascia (800-1000) €.

Ci sono due ragioni fondamentali che conosco:

Primo, abbiamo di meglio da fare con il nostro tempo che mettere insieme un rapporto finanziario dettagliato insieme alle spiegazioni necessarie.

In secondo luogo, le informazioni non sono utili a nessuno tranne che a un potenziale organizzatore di conferenze e la variazione tra le istituzioni in termini di ciò per cui si deve pagare è considerevole.

Ad esempio, alcune università fanno pagare per l'utilizzo della sala e altre no; alcuni richiedono di utilizzare servizi di ristorazione ufficiali e altri no. A volte puoi ottenere un assistente studente gratuitamente, a volte devi pagare. I costi variano a seconda del luogo così tanto che avere il budget di qualcun altro è inutile. Ciò che potrebbe essere utile per un organizzatore neofita è un riepilogo di cose a cui potrebbe non pensare (come enormi spese di ristorazione per le pause caffè; spese amministrative per l'elaborazione dei pagamenti con carta di credito; spese ridicole per l'affitto della stanza; sorpresa, devi pagare un extra per ottenere proiettori in quelle stanze).

La mia esperienza è che il budget della conferenza viene generalmente presentato e discusso durante la riunione di lavoro (che è ovviamente aperta a tutti i partecipanti alla conferenza). Quindi non c'è mistero sulle quote di registrazione: tutti i partecipanti vedono esattamente dove va a finire il denaro.

Inoltre, gli organizzatori della conferenza sono generalmente molto felici di condividere i budget della conferenza con chiunque sia, ad es. organizzare la stessa conferenza in futuro.

Risposta sulla teoria dei giochi v.0.1

Supponi che due gruppi rivali, il Mathematician's Guild Of Firenze ("a") e il Firenze Guild of Mathematicians ("b") ottengano entrambi del denaro e utilizzino di un edificio per tenere una conferenza sulla matematica della teoria dei giochi. Ognuno vuole attirare Da Vinci alla propria conferenza e ognuno vuole rovinare l'altro, poiché questa città è troppo piccola per avere fondi sufficienti per due gilde rivali che fanno più o meno la stessa matematica l'una dell'altra.

Ora se ( a) pubblicare il proprio budget per intero, quindi (b) calcolare quanto denaro ha bisogno di prendere in prestito per decorare la sala conferenze con dipinti di Michelangelo, fornire cibo sontuoso per la conferenza e qualsiasi altro pensiero assurdo comparabile che possa rendere la loro conferenza più popolare e rovinare l'altro lotto. In alternativa, (b) possono pubblicare il proprio budget con abbastanza esagerazioni da provocare (a) a spendere più del budget pubblicato con denaro preso in prestito e rovinarsi.

Personalmente, preferisco l'approccio adottato da Da Vinci, che era chiudersi nella sua stanza, scrivere tutto al contrario per ogni evenienza, e stare lontano da artisti del calibro di aeb.