Smettila di dire "Ho troppe cose da fare e niente funzionerà".
Smettere di autolesionista è probabilmente il primo passo. Ovviamente abbiamo "troppe cose da fare", questo è quello che diciamo quando perdiamo il controllo. Renditi conto che "troppo impegnato" può essere una causa, ma il più delle volte "troppo occupato" è più un sintomo.
Renditi conto che nessuno può bevi un intero fiume
Che si tratti di lavoro, ricerca e insegnamento, funzionano tutti come una ruota gigante o un fiume che continua a muoversi. Nessuno può prendere l'intera attività e "finirla". Una volta che mi sono reso conto che sto semplicemente spostando le cose da forme meno a forme più raffinate. È nobile essere un ricercatore / insegnante più responsabile, ma la mentalità deve essere impostata correttamente prima di esaurirsi.
Usa una matrice di urgenza e importanza
Ogni volta che ricevevo un'attività, la assegnavo mentalmente in un quadrante della matrice urgenza vs. importanza. Poi, quando pianifico le mie settimane, mi assicuro di distribuire i 2/3 del tempo disponibile a tutte le attività ad alto impatto. Per il resto 1/3, lo uso per gestire articoli urgenti e di basso impatto o emergenti.
Evita le cose da fare su carta
L'elenco delle cose da fare può essere un modo confuso per gestire il tempo perché l'intero processo richiede una manutenzione elevata (mantenere un elenco, alcuni sottoelenchi e correzioni e aggiornamenti costanti) e frustrante (l'elenco continua a crescere e sì, barrando le attività sembrano grandiose, ma poi hai un elenco disordinato.)
Uso EverNote per documentare i miei progetti e le mie attività. Quando hanno finito, sposto l'intero thread dell'indice in "Archivio". Le schede indice sono anche un'alternativa migliore a una lista di cose da fare. Quando sono a una riunione o vado in giro, metto tutti i pensieri smarriti in un libro di composizione poco costoso.
Come nota a margine, catturare pensieri smarriti ha anche un effetto collaterale su di me. Il più delle volte, continuavo a rigurgitare mentalmente i lavori che dovevo fare e la lunga catena di compiti mi dava davvero fastidio. Una volta che li ho rovesciati su un pezzo di carta, ho smesso di pensarci per un po '. Quando ho accesso a un computer, cambio i pensieri nella pagina delle note di EverNote. Questo semplice passaggio mi svuota la mente per fare altre riflessioni più utili.
Di 'no, dillo molto!
E le cose urgenti e basse -impatto? Dico solo di no. Ciò include, ma non limitato a: invito alla proposta di sovvenzione inviato a me quando la borsa è dovuta tra 5 giorni, riunioni che in realtà non richiedono che io sia presente (ma partecipo sempre alla riunione mensile del personale e alla riunione di ricerca della facoltà, solo per essere collegiale), ecc.
Prima dicevo di no, ora ho molti modi elaborati per spiegarlo. E qual è il mio modo elaborato? Dì solo " Grazie per l'invito / per aver pensato a me. Mi dispiace di non poter fare a meno di questo round. " E lascialo così.
Uno grande trucco per chi non sa dire di no è: non devi rispondere subito e in quel momento. Di 'alle persone che ci penserai bene e poi rispondi di no.
Blocca il tuo tempo nel tuo calendario in anticipo
Non farlo t iniziare a compilare il calendario passivamente. Prenota il tuo tempo molte settimane prima. Li riempio di fasce orarie di scrittura protette. Scrivo il meglio al mattino e adoro programmare nel pomeriggio, quindi spargo tutti questi piccoli slot da 30, 60 o 90 minuti sul mio calendario.
E sono d'accordo con la risposta di @Nicholas che questa è una tecnica molto utile. E questo non è qualcosa che "suona come il genere di cose che sono belle in teoria". Io uso questo e probabilmente lo fa anche Nicholas, e funziona davvero. Più tieni sotto controllo le tue fasce orarie, meglio funziona.
Non più, solo tre attività al giorno
Zen to Done di Leo Babauta è una lettura stimolante e lo consiglierei a chi pensa di non avere tempo. Ho adottato l'idea di svolgere tre attività più importanti al giorno. Ci sono giorni in cui ne ho appena fatto uno, ci sono giorni in cui ne ho finiti tre entro le 13:00 e poi ho passato il resto a leggere o imparare cose nuove.
Diventa un fanatico del tempo
Cronometro i miei compiti con un timer da cucina. Non seguo rigorosamente la tecnica del pomodoro ma ne ho adottato lo spirito. Il modo in cui opero è che ho dedicato un po 'di tempo a un progetto, l'ho portato avanti il più possibile e quando il tempo è scaduto, considero il mio lavoro per quel progetto in quel giorno finito. Non lavoro in modo incontrollato, perché il lavoro incontrollato è molto soggetto a errori.
Una storia secondaria molto interessante. Un collega stava chiacchierando nel mio ufficio e improvvisamente il timer è scattato! La collega mi ha chiesto scherzosamente se il suo tempo è scaduto. Le ho spiegato il mio sistema. E stranamente ... da allora, ogni volta che mi fa visita, aggiungeva questa domanda "Posso avere __ minuti del tuo tempo?" prima di parlare con me. Ora tutti lo fanno a me; e faccio lo stesso con tutti gli altri.
Di tanto in tanto, il caos e il caos ci accadono perché abbiamo sviluppato un'immagine di essere accomodanti e flessibili, due magneti principali per le persone caotiche e disordinate. In effetti, non dobbiamo. Una buona dose di rigidità ti solleva da molte commissioni ad hoc, riunioni di "emergenza", ecc.
Identifica cosa manifesta la colpa
Questo è molto importante perché la fonte del senso di colpa determina come risolverlo. Per me, la fonte principale è il timore di aver turbato i collaboratori. Una volta ho lasciato cadere la palla su un'analisi secondaria e l'ho ritardata di sei mesi. Poi questo lavoro è diventato gradualmente a basso impatto / bassa urgenza. Ho deciso invece di sentirmi a disagio, sono andato da lei dopo un incontro e mi scuso per non essere riuscito a finire il progetto. In effetti, a lei non importava quanto mi aspettavo; Mi sono sentito molto meglio dopo averle detto il mio pensiero.
Un'altra paura è che le persone possano pensare che io sia un incompetente o un caotico. E per questo, sono diventato molto a mio agio con me stesso. Ho risolto questo problema semplicemente per due fatti: i) Probabilmente sono la persona a cui importa di più quello che sembro nella mente degli altri. E ii) Anche tutte le altre persone si occupano attivamente di come appaiono nella mente degli altri.
Praticare l'essere consapevoli ha molti impatti positivi su come affronto queste emozioni negative. Ora, ogni volta che mi sento male / bene, rimpicciolisco emotivamente e guardo il quadro generale, traccio le connessioni ed esamino le dinamiche. Sento che avere questo piccolo leggero distacco dall'emozione mi permette di affrontare meglio (sia per evitare che per sfruttare) queste emozioni. Non limitarti a sentirti in colpa, chiediti perché, perché, perché, perché e perché. Sì, chiedi cinque volte. Di solito per me, da tre a quattro associazioni di solito mi portano alla causa principale, proprio come il modo in cui possono portare Toyota a risolvere i suoi problemi.
Osservazione di chiusura
Immagino che niente di ciò che ho detto sia nuovo. Quando si tratta di gestione del tempo non c'è davvero un proiettile d'argento. Dalla mia esperienza, finora mi sono ridotto a una sola verità: tutte le tecniche di gestione del tempo funzionano se le usi regolarmente e seriamente.