Ottenere un rifiuto fa schifo. Non c'è molto che puoi fare al riguardo. Mia moglie ed io ne abbiamo parlato molto e come candidati l'unica cosa che volevamo sapere era quanto eravamo vicini e come ci siamo confrontati con le persone che ci hanno picchiato. Quando ci siamo seduti su un impegno di ricerca abbiamo avuto vari livelli di successo nel tentativo di informare i candidati nella lettera di rifiuto su quanti candidati, quanti colloqui di primo turno, quante visite al campus, quante offerte e la posizione occupata.

L'altra cosa che facciamo è assicurarci che la lettera inizi con non possiamo offrirti una posizione e quindi includa tutte le altre informazioni.

Uno standard è quello di addolcire il rifiuto con una formula simile a "Grazie per il tuo interesse per il nostro ... ma abbiamo avuto così tanti candidati altamente qualificati che non possiamo accettarli / assumerli tutti ..."

Questo è quasi universalmente vero, innanzitutto. Il possibile balsamo per l'ego è che stai dicendo alla persona che non sono stati rifiutati a causa di carenze (anche se così fosse), ma che semplicemente non potresti ammettere / assumere / qualunque cosa tutte le persone altamente qualificate.

È mia impressione che questo soddisfi anche i requisiti del dipartimento delle risorse umane in stile americano.

Capisco il desiderio di aggiungere informazioni e ammorbidire il colpo. Ma c'è il potenziale per cui ogni parola della lettera viene studiata e aggrappata. Se il candidato sa di essere arrivato secondo, si sente meglio o peggio?

Penso che tu possa essere gentile e complimentoso, mentre allo stesso tempo non addolcisci il messaggio. Ad esempio,

Grazie per aver visitato il nostro dipartimento la scorsa settimana. È stato un piacere conoscerti di persona e mi è piaciuto molto il tuo discorso. Sfortunatamente, non siamo in grado di offrirti una posizione.

Sei un candidato molto forte e sono sicuro che troverai una posizione che fa per te. Buona fortuna con la tua ricerca e per la tua carriera.

Puoi eliminare le parti che non sono oneste, come è stato un piacere conoscerti se erano un idiota, o mi piaceva il tuo discorso se era terribile, o sei un candidato forte se hanno davvero fallito.

Non offrirei alcun feedback costruttivo o dettagli su ciò che ha sigillato la decisione, a meno che non sia stato invitato dopo un messaggio iniziale come quello sopra. Potrebbe essere meglio fornire questo tipo di osservazioni per telefono, ancora una volta, per evitare di creare una registrazione permanente di un evento doloroso.

Posso condividere la mia esperienza di candidato che ha ricevuto un rifiuto gentile, ma alla fine poco chiaro dopo la mia visita al campus.

Che cosa era stato fatto bene: durante la mia visita, che è avvenuta circa 7 giorni dopo durante un colloquio su Skype, mi è stato detto che un altro candidato sarebbe arrivato il giorno X e che la facoltà si sarebbe incontrata per prendere decisioni intorno al giorno Y e li avrei sentiti poco dopo.

Quindi, a volte intorno al giorno Y, Ricevo un'email dal presidente del dipartimento.

Ti avevo detto che ti avrei tenuto informato sul nostro processo, quindi ti scrivo per farti sapere che il nostro comitato di ricerca ha votato ieri e ha deciso di perseguire un altro candidato, e il resto della facoltà ha approvato tale decisione. So che questa non è la notizia che speravi e apprezzo comunque molto il tempo e gli sforzi che hai speso come parte di questo processo.

Non riceverai alcuna notifica ufficiale per un bel po 'perché quelli non lo fanno uscire finché qualcuno non ha formalmente accettato la posizione.

Questa nota era coerente con le persone gentili e di alta integrità con cui ho trattato lì. In effetti la visita è stata impegnativa e sapevano che avevo un profondo legame personale con l'istituto.

Sapendo come funzionano le ricerche di facoltà e dato quanto mi era stato comunicato in precedenza, questa nota è stata coerente con due potenziali realtà:

1. Ero ancora in esame ma classificato al di sotto di un altro visitatore.

2. Sono stato escluso da ulteriori considerazioni e dovrebbe considerare l'email come un rifiuto.

Ovviamente una tattica comune per i comitati di ricerca in queste situazioni è di non dire nulla ai candidati di livello inferiore, ma comunque degni di assunzione, mentre si negozia con la scelta migliore: questo andrebbe di pari passo con l'interpretazione 2. Ma le mie precedenti comunicazioni con il comitato di ricerca rendevano insostenibile la strategia "mantieni il candidato di grado inferiore nell'oscurità" perché avevano promesso un seguito in un momento abbastanza specifico. Dovevano dirmi qualcosa in quella fase.

L'ultima frase ha portato io e i miei mentori a concludere che era probabile, ma non certo, che fossi stato escluso dalla considerazione. D'altra parte, potrebbe essere stato incluso solo per non essere colto di sorpresa da un'e-mail automatica in seguito se la scelta migliore avesse effettivamente accettato l'offerta. Normalmente non puoi mai sapere quale interpretazione è corretta quando alla fine non mi è stata offerta la posizione, poiché una delle due è coerente con il fatto che non ho ricevuto l'offerta.

In questo caso, ho poi appreso chi è l'altro candidato che ha visitato dopo di me era. Anche a questo candidato non è stata offerta la posizione e ha ricevuto contemporaneamente una nota simile / uguale. Siamo abbastanza fiduciosi, anche se non sicuri al 100%, che al momento abbiamo ricevuto questa nota che nessun altro candidato aveva visitato e le tempistiche previste non consentivano più di 1 altro candidato.

Un paio di mesi dopo, il dipartimento ha annunciato di aver assunto 2 candidati per quella posizione. Questo mi porta a concludere che probabilmente hanno portato solo 2 candidati iniziali in visita (l'altra persona che conosco e io), siamo stati entrambi ritenuti inaccettabili e successivamente hanno portato ulteriori candidati al campus e in seguito hanno deciso di offrire almeno 2 di questi .

La mia raccomandazione : se un candidato è stato escluso dalla considerazione, chiariscilo. Le altre informazioni che avrei ricevuto in seguito sul processo mi portano a credere che quando ho ricevuto questa nota, che non mi ha esplicitamente respinto, ero già stato escluso come candidato valido. Sospetto che il presidente del dipartimento intendesse farmi ricevere quel messaggio, ma non ha scritto la nota con sufficiente attenzione, forse a causa di uno sforzo per attenuare il colpo. Non so se avevo bisogno / volevo sentire i dettagli cruenti (ad esempio, siamo rimasti sufficientemente impressionati da te dopo la tua visita che abbiamo dovuto estendere il nostro processo di ricerca oltre il suo piano iniziale solo per trovare qualcuno che potessimo assumere) ma certamente io avrebbe tratto beneficio dal non rimanere aggrappati a un po 'di speranza quando in seguito divenne chiaro che avevo sbagliato a farlo.

Io e l'altro candidato abbiamo aspettato in un limbo, incerti se un'offerta potesse essere imminente, finché vedendo gli annunci su Twitter dei 2 che hanno ricevuto il lavoro. Se non avessi visto quegli annunci (o se ci fossero voluti un altro paio di settimane), la possibilità di un'offerta imminente avrebbe potuto influenzare le negoziazioni che avevo con un'altra istituzione.

A parte : Ho ricevuto queste informazioni tramite e-mail. In effetti, sono contento di averlo fatto piuttosto che in una telefonata. Una conversazione del genere sarebbe imbarazzante, soprattutto date le emozioni coinvolte. Detto questo, sono leggermente fobico del telefono, quindi non c'è molto che mi piaccia fare al telefono.

Non esiste un modo perfetto per "rifiutare" qualcuno. Indipendentemente dal settore, i candidati prevedono una risposta minima, ma raramente questa nota cordiale conterrà un motivo per il rifiuto.

Nonostante ciò, quando un candidato offre il proprio tempo per fare una dimostrazione di insegnamento, penso che sia opportuno intervistatori presenti per fornire un feedback costruttivo al candidato. Dobbiamo ricordare che il candidato ha dedicato ore alla preparazione e all'esecuzione di questa dimostrazione e vorrebbe che il comitato riconoscesse il suo impegno. Considero una politica quella di chiedere sempre al candidato come si sente di essersi comportato e quali aree cercheranno di migliorare. Quindi fornirò loro un feedback sulla loro presentazione.

Una parola di cautela

Dato che viviamo in una società altamente litigiosa, tutti devono scegliere le loro parole con attenzione. Consiglio di non commentare la persona ma di concentrarsi su ciò che è stato presentato e su come è stato presentato. Inoltre, il vecchio adagio vale qui, "meno è meglio". Mantieni il tuo feedback conciso e rimani sul punto. Inoltre, questo feedback dovrebbe avvenire alla fine della presentazione in modo da evitare problemi legali che potrebbero derivare se forniti in forma scritta. Infine, usa il tuo miglior giudizio e segui il tuo istinto quando e quando non criticare.

Una cosa che devo aggiungere alle altre eccellenti risposte.

Se il candidato ha già avuto un colloquio nel campus, comunica le cattive notizie con la stessa frequenza con cui possibile. In particolare, se il candidato già frequenta o lavora nella tua università, diglielo di persona. Se non sono locali, diglielo per telefono o anche su Skype. Invia la cattiva notizia tramite e-mail solo se una telefonata non è possibile (o il candidato ha espresso una preferenza per la posta elettronica). Consegnare le notizie tramite posta fisica solo se l'email non è possibile o se richiesto da avvocati che ora stai lavorando incredibilmente duramente per essere licenziato.

Se la tua precedente comunicazione con il candidato era stata solo tramite email , è accettabile un semplice rifiuto dell'email in testo normale. Se la tua precedente comunicazione con il candidato era avvenuta solo tramite posta, allora la tua macchina del tempo ti ha apparentemente bloccato almeno 25 anni fa; hai problemi più significativi che fornire un rifiuto.

Quella che segue è la mia opinione personale, non sostengo che sia oggettivamente la migliore.

E invierebbero il rifiuto per posta o e-mail (incluso l'allegato PDF)?

La posta fisica è troppo lenta; non prolungare il dolore. E questo è doppiamente vero se vengono dall'estero.

l'email è forse meno dignitosa, ma è accettabile, soprattutto se il richiedente pensa alla considerazione di cui sopra. Se lo fai in questo modo, crea due versioni: il corpo della posta e un rifiuto ufficiale in formato PDF.

Ma penso che quello che dovresti fare è fare una telefonata di persona rifiutare. Ciò consente loro di sfogarsi un po 'o di cercare informazioni con chi li chiama - e spetta a quella persona resistere o rivelare alcune informazioni - ma a mio parere è meno frustrante emotivamente. Sottolinea anche come non siano stati respinti improvvisamente, automaticamente, meccanicamente. Ovviamente, la telefonata non viene invece delle altre opzioni; dopo aver effettuato la telefonata, inviare l'email o la lettera fisica (che è perfettamente ok in quella situazione.

Spiegano al richiedente i motivi del rifiuto?

Dipende da cosa intendi per "un buon modo". È più conveniente per te - personalmente e come dipartimento - non dire nulla. Il respinto non sarà in grado di discutere, fare appello o, in casi estremi, fare causa.

Ma se ci tieni al respinto, allora sii decisamente disponibile. Se hai una procedura un po 'formalizzata per valutare i diversi candidati, sarebbe una buona stampella per una descrizione del genere: "Mentre siamo rimasti colpiti dalla tua X, un altro candidato ha presentato una Y più impressionante". Se vuoi davvero essere sincero e aiutare il ragazzo / la ragazza nel loro prossimo tentativo, rivela quello che erano stati percepiti come difetti , sebbene questo fosse il tipo di divulgazione più propenso a suscitare discussioni.

Tentano di fare di più per ammorbidire le cattive notizie?

Generalmente no. Molto raramente hai qualcosa da dire che possa effettivamente ammorbidire il colpo. Tuttavia, la comunicazione personale - come una conversazione telefonica - ammorbidisce il colpo IMO.

Solo qualcosa che vorrei aggiungere ad alcune delle buone risposte che abbiamo già. Se il candidato fosse davvero bravo e sarebbe stato assunto se non ce ne fosse stato uno migliore, potrei includere una frase che indica che saremmo felici di vederlo applicare di nuovo in futuro.

Ovviamente, se mai scrivi questo, è meglio che sia vero.

ho ricevuto alcune di queste lettere.

meglio ricordare al candidato prima che arrivi per il colloquio / lezione, durante il il momento in cui sono al campus (almeno una volta), e nella lettera di rifiuto, è che la posizione è competitiva e ci sono altri candidati e che lui / lei potrebbe benissimo non essere quello che viene in cima.

1. in modo da far entrare il candidato e ospitarlo in una bella locanda a tue spese. forse il giorno prima dell'intervista / conferenza.

2. quella sera prima dell'intervista / conferenza, li porti fuori in un posto carino da mangiare. forse includere tutti nel comitato di ricerca che possono farcela. forse anche il dept. head se questa persona non è già nel comitato di ricerca.

3. il giorno del colloquio, porta questo candidato al centro studentesco (dove c'è cibo) insieme agli studenti (studenti della classe superiore e laureati nel tuo dipartimento) che hanno espresso interesse a partecipare alla lezione del candidato. lascia che il candidato interagisca con questi studenti. pagare per il pasto del candidato.

4. assicurati che la lezione sia ben pubblicizzata con poster da 8,5 x 11 pollici (ed e-mail inviata a tutti nel dipartimento e forse ai dipartimenti correlati) che annunciano l'ospite lezione e l'argomento della presentazione. assicurati che non ci siano (buone) ragioni per cui il candidato pensi che, se nessuno si presenta, è perché nessuno lo sapeva.

5. fai tutto il possibile per sollevare il candidato da qualsiasi peso o costo (diverso dal tempo del candidato) del colloquio.

chiunque tranne qualcuno con l'ego e il buon senso del diritto di Donald Trump dovrebbe capire che ottenere una tale posizione è un risultato guadagnato, non un diritto legittimo.

quindi quando arriva il rifiuto, il candidato potrebbe sentire di aver perso qualcosa , ma non avrebbero motivo di ritenere di essere privati ​​ di qualcosa come conseguenza dell'intervista.

"Ti chiameremo": una battuta classica che conosco ma comunque efficace. Imposta in anticipo l'aspettativa che non ci sarà alcun feedback, quindi non devi darlo se non lo desideri.