In primo luogo, alcune conferenze hanno tempi molto rigidi e non ti verrà concesso tempo extra.

Secondo, se ci sono diapositive importanti o due, fallo e basta. Ma assicurati di estendere solo leggermente il tuo tempo (ad esempio il 10%). Se hai intenzione di estenderlo del 50% o del 200% (l'ho visto ed ero incazzato sia con l'oratore che con la sedia per averlo permesso), per favore, non farlo.

Nota a margine: come sedia sono un asino. E mentre concedo qualcosa come 1 minuto di tempo di grazia (per 15 minuti di conversazione), poi:

oratore: "Ma c'è una diapositiva importante dopo!"

io: "Ma non è importante quanto il tempo degli altri partecipanti."

EDIT: Consiglio con tutti i mezzi di provare e finire il tempo o prima. Rispondo solo alla domanda: se utilizzare o meno 40 secondi extra per 2 diapositive non finite. "Dovresti prepararti ad evitare una situazione del genere" è in tema tanto quanto "dovresti andare a pescare invece di partecipare a una conferenza".

(Se la domanda è "Dato X, dovrei fare A o B? "tutte le risposte legittime dovrebbero assumere" X ", anche se si tratta di una situazione non ottimale / sgradevole / poco professionale / imbarazzante.)

Come regola generale, dovresti puntare alla fine della presentazione da 2 a 3 minuti prima del tempo assegnato. In questo modo, lievi ritardi come quelli che hai menzionato (nell'intervallo inferiore a 1 minuto) non dovrebbero richiedere di saltare alcun materiale o tagliare il tempo di discussione.

Tuttavia , anche se non lo fai, tagliare 30 secondi di discussione sembra il male minore rispetto al saltare le diapositive, che è spesso percepito come segno di un discorso mal preparato (almeno nei miei circoli saltare le diapositive è considerato almeno leggermente poco professionale). Anche se non è così, 30 secondi di discussione sembrano un tempo così irrilevante che non riesco a immaginare di cambiare la mia presentazione per questo (in sale conferenze leggermente più grandi potrebbe volerci allo studente volontario più di 30 secondi per ottenere un microfono a una persona che fa una domanda).

In generale, cercherò di rispettare il tempo di presentazione il più fedelmente possibile. Se tutto ciò che rimane sono commenti di riepilogo o di riconoscimento, li lascerei semplicemente sulla lavagna mentre vengono poste le prime domande. Tuttavia, se hai una diapositiva di contenuti critici, quella che fornisce la tua "battuta finale", di cui non hai parlato, allora dovresti usare il tempo.

Probabilmente non dovresti saltare il tuo discorso di riepilogo. Se il tempo è scaduto, dovresti notarlo in anticipo e saltare alcune delle diapositive precedenti in modo da poter arrivare al tuo riepilogo in tempo. Per quanto riguarda ovviamente il saltare le diapositive che sembrano poco professionali, dovresti usare qualcosa come la Visualizzazione relatore su PowerPoint, se possibile, in modo da poter saltare le diapositive o mostrare altre diapositive di maggiore interesse per il tuo pubblico specifico senza che ti vedano scorrere tutto.

Non è necessario leggere i tuoi ringraziamenti. Poche persone vogliono ascoltarli, soprattutto se ci vuole tempo per presentare effettivamente la tua scienza in un breve discorso. Mettili sullo schermo al termine.

Ma a volte ciò che accade su una / due diapositive particolari richiede poco più tempo. Di conseguenza il tuo tempo passa prima di riassumere la tua presentazione .

È facile vedere come ciò sia potuto accadere. Da qualche parte nel tuo discorso, hai i dettagli nitidi ed è difficile passare rapidamente attraverso quel materiale.

Forse il modo migliore per risolvere questo problema è aggiungere un po 'di tempo alla presentazione, o trovare un modo per passare attraverso le altre diapositive in meno tempo, o trovare una o due diapositive che possono essere rimosse dalla presentazione del tutto.

Quindi a volte salto il riepilogo e le diapositive di riconoscimento per evitare di perdere tempo nella discussione.

Penso che tu possa ottenere via senza parlare fino in fondo attraverso una diapositiva di riconoscimento. Ci sono buone probabilità che la maggior parte delle persone tra il pubblico non sappia comunque chi sono quelle persone, e sentire i loro nomi non cambierà nulla. Puoi sempre mettere i loro nomi, insieme al luogo da cui provengono, e dire qualcosa del tipo: "Senza il duro lavoro di questi talentuosi collaboratori e colleghi, questa ricerca non sarebbe stata possibile" e lasciare che sia è una merce preziosa.

Tuttavia, saltare il riepilogo sembra una cattiva idea. Dovresti essere in grado di seguire il ritmo in modo da avere un minuto o due per riassumere i tuoi risultati.

Pianifica la tua presentazione in modo che circa il 10-20% del tuo tempo e l'assegnazione delle diapositive sia materiale di dettaglio opzionale. Pianifica questo materiale subito prima del riepilogo e della conclusione, che dovrebbero essere davvero tempestivi. Una volta che hai solo il tempo per la tua conclusione + 30 secondi circa, chiudi rapidamente la diapositiva corrente e ripassa la conclusione. Sembrerai davvero professionale finendo qualche secondo prima che il tuo tempo sia scaduto, la cui reputazione si tradurrà in più inviti a presentare.

Il vero kicker è che tutte quelle diapositive extra non vanno mai sprecate: lo sono diapositive per le inevitabili domande che il tuo pubblico chiederà. In seguito, nella sala delle presentazioni o al bar, professionale quanto arrivare in tempo, aspetta che il tuo pubblico ti veda tirare su una diapositiva per rispondere a ogni domanda posta.

Ho alcuni suggerimenti; in primo luogo, se questo accade davvero che il tempo è scaduto con solo la diapositiva di riepilogo rimanente, mostra semplicemente la diapositiva. Forse parlane solo per un secondo e lascia che le persone leggano mentre rispondi alle domande.

In realtà quello che fai è essere consapevole del tuo tempo rimanente durante il discorso. Se ti stai avvicinando alla fine e il tempo sta per scadere, forse salta una diapositiva precedente o una dimostrazione in modo da essere sicuro di arrivare alla tua conclusione.

Prendendo 30 secondi o un minuto in più di solito va bene. Chiunque presieda la sessione dovrebbe darti un avviso di tempo, e poi puoi finire rapidamente. Se devono avvisarti più di una volta che sei fuori tempo, farai una cattiva impressione sul pubblico.

Non tutte le conferenze sono uguali. In alcuni seminari più piccoli è spesso perfettamente corretto parlare un po 'più a lungo e 40 secondi non dovrebbero essere affatto un problema. In tali conferenze e seminari più piccoli, le persone discutono spesso in modo piuttosto libero e dettagliato su vari aspetti, e di solito non è necessario mantenere un orario eccessivamente rigido, tranne che per il rispetto degli organizzatori, del presidente e dei colleghi, che sono tutti senza dubbio importante.

Si può anche osservare come tali casi sono stati gestiti nelle sessioni precedenti (dalla mia esperienza c'è sempre almeno un oratore che non rispetta l'orario). In tali conferenze più piccole a volte è anche tollerato interrompere l'oratore con una domanda e il tempo impiegato per questa interruzione dovrebbe ovviamente essere preso in considerazione dal presidente.

In altri casi, come grandi conferenze con sessioni parallele, il tempismo è assolutamente cruciale e preferirei interrompere il discorso al massimo 30 secondi dopo l'accensione della "lampadina rossa" piuttosto che cercare di trasmettere frettolosamente tutte le informazioni che avevo inizialmente previsto di presentare. Per fortuna non ricordo che questo mi sia mai successo. In tali situazioni, che ovviamente possono e devono essere evitate con prove appropriate, preferisco saltare un risultato o un intero sottoargomento del discorso piuttosto che i riconoscimenti. La sintesi non richiede necessariamente una spiegazione se non c'è tempo a disposizione e sono d'accordo che potrebbe essere sufficiente mostrarla come trasparenza finale; ma penso che i riconoscimenti siano più importanti. Una possibilità per evitare una situazione del genere è riconoscere i colleghi e le agenzie di finanziamento all'inizio del discorso.

Dipende da quanto bene ti prepari. Dopo aver praticato una versione di prova del tuo discorso con il proprio gruppo di ricerca e aver accettato le modifiche, vale la pena esercitarsi di nuovo. Questo potrebbe essere di fronte allo stesso gruppo, ma è meglio prendere alcune persone di livello simile che potrebbero essere interessate o al lavoro stesso oa te che ricambia il favore (particolarmente importante per i laureati, aiuta ciascuno altro fuori). Quindi avrai un'idea molto migliore dei tuoi tempi reali.

Se hai una buona diapositiva di riepilogo, anche solo visualizzarla quando finisci può farti guadagnare un minuto circa.

Se tendi ad andare nel tempo, non stai seguendo il ritmo durante la presentazione.

Quando ti prepari per la presentazione dovresti determinare quando mostrare ogni diapositiva presentazione. Non dare per scontato, tuttavia, che ogni diapositiva richiederà lo stesso tempo per parlare. Una sequenza di 5 diagrammi (che spiegano ad esempio una sequenza di eventi) può richiedere tanto tempo quanto un singolo elenco.

Durante la presentazione tieni d'occhio il timer e quando noti che sei in ritardo puoi dire di meno su alcune diapositive meno importanti. Al contrario, se stai andando avanti, puoi parlare ancora di quelle importanti (o lasciarlo scorrere nello slot delle domande).

Prepara queste sezioni opzionali in anticipo mentre scrivi il tuo discorso.

Tieni un timer e un trigger che ti dice quando ti rimangono due o tre minuti. Un allarme vibrante su un orologio o un telefono cellulare è il migliore. Se non sei ancora arrivato alla battuta finale, vai lì ora.

Ora hai un minuto per scorrere rapidamente il preambolo rimanente, e poi hai uno o due minuti "lussuosi" per coprire il punto che vuoi colpire.

Questo è vantaggioso per due motivi

1. Non sembri un hacker se ripassi e
2. Nello scenario in cui ripassi, stai affrettando quella che pensi sia la parte più importante della presentazione . Il fatto che non ci arriverai fino alla diapositiva n-1 è un altro argomento, ma se dai qualcosa troncato nel mezzo del discorso, puoi dare alla tua battuta finale il tempo che merita.

Ora, il periodo di discussione probabilmente ti coinvolgerà nel rispondere alle domande mostrando quelle diapositive centrali che hai affrontato di fretta, ma ora sei rispettoso attenendoti al tempo e controllando la conversazione. Win-Win.