Per quanto riguarda le conferenze remote , queste hanno avuto successo. Spesso il fattore motivante è stato la mitigazione dell'impatto climatico. Ad esempio, Yale Climate Connections ha scritto un articolo dando consigli per organizzare conferenze virtuali. L'autrice Sara Peach presenta tre tipi di conferenze virtuali, tutte svolte con successo:

• presentazioni remote in un formato conferenza tradizionale. Se le persone scelgono di non viaggiare, possono comunque accedere a distanza o seguire la sessione sui social media. (Esempio: AGU)

• conferenza basata su hub, dove le persone si riuniscono in cluster regionali. Ogni hub ha alcuni dei propri contenuti ma è in grado di guardare le presentazioni degli altri. (Esempio: Conferenza internazionale sulla percezione e cognizione della musica)

• una conferenza completamente remota, dove le persone registrano e caricano video di presentazioni e i partecipanti alla conferenza hanno settimane per fare domande e interagire. (Esempio: Un modello di conferenza quasi a emissioni zero)

Aggiungerò che anche una conferenza sincrona interamente virtuale è stata eseguita con successo. Un esempio è NACADA, la Global Community for Academic Advising, che ha tenuto una conferenza virtuale in live streaming 24 ore su 24.

I modelli di conferenza mista o hub possono essere fattibili o meno, dal momento che implicherebbero comunque la raccolta di persone in alcuni modelli, e non sei ancora sicuro se ciò sarà fattibile su qualsiasi scala. Inoltre, lo sviluppo di hub regionali richiederebbe tempo che non hai. Pertanto, se si decide di passare al tutto virtuale, è stata eseguita una conferenza sincrona con live streaming e un approccio asincrono registrato e le risorse collegate dovrebbero fornire un modo per iniziare la ricerca o la pianificazione di quel modello. Consiglio anche di contattare il tuo dipartimento IT sulla possibilità.

Le cancellazioni di locali, catering, ecc. da parte tua saranno interamente basate sulle politiche di cancellazione delle singole società. Lo stesso vale per le compagnie aeree per i partecipanti: ognuna richiede una certa quantità di preavviso e rimborserà o accrediterà come da politica aziendale. Prima è meglio che poi se è necessario annullare le disposizioni per cibo, alloggio, ecc.

La risorsa più affidabile per informazioni su COVID-19 a questo punto è l'OMS, che fornisce rapporti sulla situazione quotidianamente sul proprio sito web . Le informazioni del CDC vengono filtrate dall'amministrazione presidenziale, quindi tienilo a mente quando guardi i comunicati stampa della Casa Bianca. Anche i consigli di viaggio sono qualcosa che ti consigliamo di tenere d'occhio se sei preoccupato. La tua autorità sanitaria locale può anche fornire informazioni sul fatto che stia raccomandando la cancellazione di grandi raduni.

Se decidi di andare avanti con la conferenza e hai dubbi sulla possibile diffusione del coronavirus, forse ricorda ai partecipanti l'importanza di lavarsi le mani e coprire la tosse nelle tue osservazioni di apertura. Avere un disinfettante per le mani accessibile ai partecipanti e incoraggiare i "colpi di gomito" invece delle strette di mano. La fornitura e l'uso di maschere per il viso NON è consigliato in questo momento al pubblico in generale, quindi per favore non uscire e acquistarle in attesa della conferenza. Ciò potrebbe contribuire a una carenza per coloro che potrebbero effettivamente averne bisogno, ovvero il personale ospedaliero.

Sono in Germania e ho appena ricevuto un'e-mail che informava che una fiera e una conferenza che avrebbero dovuto tenersi nella prima settimana di aprile erano state rinviate a ottobre a causa del virus.

• L'e-mail indicava che la decisione era stata presa dall'organizzazione che gestisce il quartiere fieristico insieme alle autorità sanitarie locali / regionali.
  Suggerirei di contattare le autorità sanitarie competenti.
  suggerisco anche di controllare i contratti per la sede ecc. sulle politiche di cancellazione e se fa differenza da parte tua (le tue politiche di cancellazione con la sede ecc.) se decidi di annullare o se l'autorità sanitaria ti dice di annullare.

• Da parte dei partecipanti: non credo che avrei potuto ottenere il rimborso per le tasse che sarebbero state dovute per l'annullamento del viaggio - e se probabilmente solo dopo mesi di lotta burocratica con l'amministrazione .
  Aggiornamento Potrei essere stato troppo pessimista qui: la società professionale che organizza il convegno ora chiede chi ha avuto quanto "avanzo di spese" dopo le cancellazioni. Hanno anche delineato alcune regole (ad esempio, hanno cancellato l'hotel dove avevano prenotazioni per oratori invitati, le spese di cancellazione di altri alloggi probabilmente non saranno rimborsate). fine aggiornamento

  Questo ovviamente dipende dalle regole locali, ma se le regole intorno a te non ti rimborsano se il viaggio non è avvenuto *, annulla o posticipa l'incontro APPENA POSSIBILE.
  Tanto più come dici, è per gli studenti laureati che, essendo all'inizio della loro carriera, non hanno ancora avuto la possibilità di accumulare fondi di emergenza che dovrebbero essere in grado di sopportare tali perdite.

  Come un compromesso (se non vuoi ancora decidere), potresti anche considerare di ricordare alle persone che la riunione potrebbe dover essere annullata con breve preavviso e raccomandare di tenerne conto per la prenotazione del viaggio.

* Personalmente, penso che questo possa essere utilizzato come stimolo per discutere apertamente le politiche di prenotazione e rimborso dei viaggi. Secondo me ci sono diverse possibili politiche eque, ma dovrebbero essere comunicate in modo chiaro e in anticipo: dovrebbero essere utilizzati la prenotazione anticipata e piani di viaggio fissi in quanto di solito sono più economici? È opportuno stipulare o meno un'assicurazione annullamento? Quali sono i buoni motivi per annullare e come funziona il rimborso allora?

Una conferenza chiamata ACM UIST ha consentito ai partecipanti di unirsi online tramite spazi virtuali sociali. Non hai bisogno di fantasiose apparecchiature di realtà virtuale per partecipare. Hanno usato hub Mozilla che sembrano semplici e facili da configurare.

Maggiori informazioni qui: https://uist.acm.org/uist2019/online/ e https://hubs.mozilla.com/