Non faccio parte del mondo accademico, ma la mia firma e-mail ha il seguente aspetto:

Se qualcuno vuole sapere il mio nome, viene inviata intestazioni e-mail e viene visualizzato nella parte superiore dei messaggi. Se qualcuno vuole sapere dove lavoro, può guardare la parte della mia email dopo il segno @.

E ovviamente, se contatto qualcuno per la prima volta, glielo dirò chi sono e perché li contatto nel corpo del messaggio, quindi non è necessario ripeterlo alla fine del messaggio.

Ecco un articolo simile a quello che mi ha convinto a smettere di farlo. Fondamentalmente, includendo una firma, rendi più difficile leggere un'e-mail. Questo normalmente è solo fastidioso, ma diventa estremamente frustrante in lunghe catene di email o mailing list, poiché nessuno si preoccupa di rimuovere la firma quando cita le persone. Quindi, risparmia a tutti la fatica e non inviarlo in primo luogo.

Sii semplice.

  - Nome  

Per comunicazioni iniziali , formali con persone che non ti conoscono già, aggiungere un po 'più di informazioni di identificazione è ragionevole, ma mantienilo breve:

  - Nome completo http://website.university.edu/~userid 

Se pensi che non sia abbastanza, presentati nel corpo dell'email. Se qualcuno vuole il tuo indirizzo fisico, lo chiederà a te (oa Google).

Sii breve, semplice e fornisci solo informazioni utili:

  John DoePhD Candidate / Teaching assistantSquaring the Circle Research Group University of North Vermonthttp: //unv.edu/circle - 1-761- 861-1324  

Quattro righe sono già tante, non superatele. Potresti non volere il numero di telefono (le persone all'interno della tua università probabilmente hanno accesso a una rubrica aziendale e le persone esterne di solito non ti chiamerebbero a meno che non organizzassi una riunione telefonica).

Il mio ha questo aspetto:

  - Ilmari Karonen, M.Sc.Biomathematics Group, Department of Mathematics and StatisticsP.O. Box 68 (Gustaf Hällströmin katu 2b), FI-00014 Univ. of HelsinkiTel .: + 358-41-456 3263, E-mail: <ilmari.karonen@helsinki.fi> 

Queste sono fondamentalmente tutte le informazioni rilevanti, racchiuse nelle tradizionali 4 righe / 80 caratteri e preceduto dalla sequenza corretta trattino-trattino-spazio-nuova riga. (Sì, so che le firme accademiche spesso infrangono quella vecchia regola in questi giorni, ma sono un po 'un tradizionalista su questo. Inoltre, non avere una firma di posta elettronica lunga un metro e mezzo è solo una semplice cortesia comune . I trattini aiutano molti lettori di posta elettronica a riconoscere la firma e a renderla in modo diverso, nonché a ometterla quando si cita il messaggio.)

In realtà non ho incluso alcuna menzione di la mia posizione nel gruppo, anche se ci sarebbe spazio per aggiungere " dottorando " o " dottorando " dopo " M.Sc. " se volessi. Non è così rilevante come notare che il mio attuale titolo più alto è Master of Science, tuttavia, il che implica già che probabilmente sono uno studente laureato e non ad es. un postdoc o un membro di facoltà. Chiunque voglia confermarlo può comunque cercarmi sul sito web del nostro gruppo.

Ho anche una firma più breve, che dice semplicemente:

  - - Ilmari Karonen <ilmari.karonen@helsinki.fi>University of Helsinki, Dept. of Mathematics and Statistics  

Lo uso principalmente per la corrispondenza informale con persone che già conosco, che non ne hanno davvero bisogno ricordare tutti i dettagli extra nella firma completa.

Una firma è l'equivalente di una carta intestata. Rende più facile contattare il mittente su altri canali senza la necessità di richiedere dettagli (e quindi salva una mail e una risposta). RFC 1855 definisce un massimo di quattro righe, con 80 caratteri ciascuna. In origine, ciò era dovuto a vincoli di larghezza di banda.

Oggi, questo vincolo rende solo più facile leggere un'e-mail (meno rumore), come Brendan ha avvertito. La risposta di F'x raggiunge quasi il punto giusto tra troppe informazioni e insufficienti. La risposta di Ilmari segue anche la convenzione stabilita nella RFC 3676 per dividere il corpo e il blocco della firma per - \ n (trattino-trattino-spazio -nuova linea). Finora tutti non hanno menzionato PGP, che recentemente è diventato più importante che mai.

Il seguente esempio combina tutti i criteri:

  - Dott.ssa Joana Doe | Smalltown University, Dipartimento di Scienze Rocket | Main Street 10 | 12345 Smallvillephone: 0123 543 210 01 | web: rocket.smalluni.edu/~doepgp: 5DB3 3ADF 806B BD79 A18F D649 AC09 BDC9 9821 A79C  

Un'altra cosa: per favore, non usare mai un'immagine o un altro allegato come firma. Non so mai se l'allegato è una parte sostanziale della posta o solo una firma di fantasia.

Un link a una pagina del profilo che chiarisca che sei uno studente universitario dovrebbe essere sufficiente. Non è necessario inserire il numero di telefono e l'indirizzo in ogni e-mail.

Attaccherei con:

 Nome Indirizzo email Nome gruppo / laboratorio, Università Link alla pagina web 

Il mio ha questo aspetto:

  - \\ // _ Vivi a lungo e prospera.  

Preferisco mantenere l'email un po 'più informale . Certo, la maggior parte delle persone a cui mando email sono persone con cui conosco già, quindi non c'è bisogno di presentazioni. Ma in genere lascio la firma anche quando contatto qualcuno per la prima volta, se non altro per trasmettere un po 'della mia personalità.

Personalmente odio le firme, lo vedo come un tentativo di fare un'impressione superficiale basata su un titolo. Meglio avere una connessione personale amichevole con le persone con cui lavori sia con i clienti che con i colleghi, conosceranno te e la qualità del tuo lavoro.

Ma sul mio ultimo posto di lavoro il mio capo ha chiesto che aggiungessi una firma, perché crea superiorità nelle sue parole (credo che sia un idiota ma non è questo il punto), che assomigliava a questo:

  FirstName LastName | Titolo | Companyemail | cellulare: telefono di lavoro | Indirizzo blog  

Quindi devi chiederti qual è lo scopo della tua firma in base a chi è il tuo pubblico di destinazione.

Se è per fare domanda per lavoro, devi tutte le tue informazioni nella lettera di presentazione e nel CV. Se fossi in te, lascerei cadere la firma, ma se insisti per averne una, "Assistente di ricerca" è la tua migliore opzione.

Il mio (e quello di quasi tutti nel mio dipartimento - professori, dottorandi e dottorandi allo stesso modo - che si sono presi la briga di trovare la rispettiva opzione nel loro client di posta elettronica, poiché è più o meno il formato suggerito dalle raccomandazioni per tutti i dipendenti nella mia università) ha questo aspetto (qui con segnaposto):

-
nome e titolo
affiliazione (nel mio caso: dipartimento e università)
indirizzo
numero di stanza del mio ufficio
numero di telefono
e-mail sito web di lavoro

Questo è ottimizzato per coprire l'identificazione di base e tutti i modi generalmente applicabili per contattare io:

• nome e grado: chi sono? (quando si scrive a qualcuno che non mi conosce e che vorrebbe sapere se sono uno studente, un assistente di ricerca, un professore, ..., un biologo, un ingegnere, ...)
• affiliazione: per conto di quale (tipo di organizzazione) sto scrivendo?
• indirizzo: nel caso in cui il destinatario desideri contattarmi tramite posta fisica, o viaggia per incontrarmi.
• numero di stanza del mio ufficio: nel caso in cui il destinatario desideri effettivamente incontrarmi (e, nel caso di studenti che desiderano essere supervisionato, probabilmente la parte più importante delle informazioni sull'indirizzo).
• numero di telefono: nel caso in cui il destinatario desideri chiamarmi.
• e-mail: nel caso in cui il destinatario desideri inviare un'e-mail dopo aver stampato il contenuto dell'e-mail (e quindi non avere accesso ai dati dell'intestazione).
• sito web di lavoro: contiene tutte le informazioni di cui sopra, ma richiede un passaggio aggiuntivo, una connessione a Internet nel momento in cui il il destinatario desidera esaminare le informazioni e non è direttamente incluso nelle stampe dell'e-mail, quindi non è adatto per sostituire totalmente le altre informazioni.

Sfortunatamente, altre forme di comunicazione non sono abbastanza standardizzate da garantirne l'inclusione. Esistono una dozzina di reti di messaggistica istantanea ampiamente diffuse e un'altra dozzina di social network ampiamente utilizzati con una funzione di comunicazione, quindi non esiste un modo ragionevole per sceglierne uno che il destinatario probabilmente utilizzerà (se dispone di un tale account ).

La mia firma include il mio nome, il titolo di lavoro attuale, l'affiliazione e il sito web. È breve, si inserisce in una riga e fornisce al destinatario un breve riassunto di me e un collegamento a ulteriori informazioni come pubblicazioni, progetti e materiale didattico. Non mi piacciono le firme lunghe o le firme con immagini.

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John Doe , Assistant Professor @ RandomUniversity | Web: ru.edu/doe

Alcune università hanno una "strategia di branding" e pertanto chiedono a ogni dipendente di utilizzare lo stesso modello. Se questo è il caso nella tua università, dovresti assolutamente usarlo.

Ecco alcuni esempi di Augusta University, University of Washington, University of Florida, Northwestern University, Seattle University e così via

Per quanto riguarda il titolo, sceglierei "Graduate Student", per me questa è la descrizione più accurata del tuo stato.